Program na faktúry zadarmo: čo naozaj dostaneš a kde sú hranice

Čo znamená „zadarmo“ pri fakturačných programoch

Bezplatný plán a skúšobná verzia sú dve rôzne veci. Skúšobná verzia ti po pár dňoch zamkne prístup a vypýta platbu. Bezplatný plán funguje ďalej, len ťa drží v určitých mantineloch. Pri výbere si vždy over, ktorý z týchto dvoch modelov poskytovateľ ponúka, lebo na hlavnej stránke to býva napísané rovnakým veľkým písmom.

Typické obmedzenia vyzerajú takto: vystavíš určitý počet faktúr mesačne alebo ročne, uložíš si obmedzený počet odberateľov, do systému má prístup jeden používateľ. Niekedy nemôžeš nahrať vlastné logo, inokedy chýba napojenie na banku alebo export do formátu, ktorý chce tvoj účtovník.

Čo býva zadarmo takmer vždy: vystavenie faktúry, generovanie PDF, odoslanie e-mailom priamo z aplikácie a základná evidencia odberateľov. To je jadro, ktoré potrebuje väčšina živnostníkov. Ak vystavuješ pár dokladov mesačne stálym klientom, platený plán ti nič zásadné nepridá.

Za čo sa spravidla platí: automatické upomienky po splatnosti, párovanie platieb podľa výpisu z banky, viacero používateľov s rôznymi právami, prístup pre účtovníka a pokročilé prehľady. Sem patria aj opakované faktúry, ktoré sa vystavia samé každý mesiac.

Podmienky sa menia a staré recenzie klamú. Program, ktorý mal pred dvoma rokmi neobmedzený bezplatný plán, dnes môže mať strop na desať faktúr. Aktuálne limity si prečítaj priamo na stránke poskytovateľa, nie v článku z roku 2021.

Čo musí faktúra obsahovať, aby ju účtovník nevrátil

Označenie dodávateľa a odberateľa vrátane adresy a identifikačných čísel. Meno alebo názov firmy, sídlo alebo miesto podnikania, IČO, DIČ a pri platcovi DPH aj IČ DPH. Toto je najčastejší dôvod, prečo sa doklad vracia späť na prerobenie.

Poradové číslo faktúry, dátum vystavenia, dátum dodania tovaru alebo služby a dátum splatnosti. Čísla musia tvoriť súvislý rad. Ak v polovici roka preskočíš z čísla 24 na 40, budeš to vysvetľovať.

Popis plnenia, množstvo, jednotková cena a celková suma. Popis píš tak, aby aj cudzí človek pochopil, za čo platí. „Služby podľa dohody“ je pre kontrolu slabá odpoveď, „tvorba webovej stránky, 3 dni prác“ je v poriadku.

Údaje k DPH, ak si platca: sadzba, základ dane, suma dane a celková suma s daňou. Ak fakturuješ bez dane, patrí na doklad poznámka o oslobodení alebo o prenose daňovej povinnosti. Neplatcovi DPH stačí uviesť, že nie je platcom.

Spôsob úhrady, číslo účtu vo formáte IBAN a variabilný symbol. Variabilný symbol býva zhodný s číslom faktúry, aby si platbu vedel spárovať bez hádania. Pri platbe v hotovosti to na doklade tiež uveď.

Slušný program na vystavenie faktúr tieto polia predvyplní z profilu a z karty odberateľa, dátumy si dopočíta podľa splatnosti a nepustí ťa ďalej, kým nevyplníš povinné údaje. To je hlavný dôvod, prečo sa oplatí opustiť ručnú šablónu.

Čo na to ponúkame

AI asistent pre firmu, 80 EUR za hodinu. Vystavenie faktúry trvá minútu, zvyšok času žerie triedenie e-mailov, hľadanie podkladov a sledovanie úhrad, a práve túto rutinu vie prebrať asistent bežiaci priamo v tvojom počítači.

Automatizácia Instagramu, od 20 EUR. Kým riešiš doklady a platby, príspevky odchádzajú von načas aj bez toho, aby si si na ne musel vyhradiť ďalší večer.

SEO články pre firmy. Zákazník, ktorému budeš faktúru vystavovať, ťa najprv musí nájsť na Googli, a na to slúžia články na témy, ktoré reálne hľadá.

Tvorba webových stránok na mieru, od 490 EUR. Keď faktúry vznikajú z objednávok, oplatí sa mať web alebo e-shop, ktorý objednávky zbiera v použiteľnej podobe a nie ako neúplný e-mail.

Typy riešení a pre koho dávajú zmysel

Online fakturačné služby. Otvoríš v prehliadači alebo v mobile, faktúru vystavíš do minúty, PDF odošleš rovno z aplikácie. Údaje máš dostupné odkiaľkoľvek a o zálohy sa stará poskytovateľ. Pre živnostníka a malú firmu je to najbežnejšia voľba.

Program na tvorbu faktúr nainštalovaný v počítači. Údaje zostávajú u teba na disku, čo niektorým vyhovuje. Zálohovanie, aktualizácie aj prenos na nový počítač si však riešiš sám. Keď sa pokazí disk bez zálohy, prídeš o celú históriu.

Šablóna v tabuľkovom editore alebo textovom dokumente. Zadarmo úplne, bez limitov a bez registrácie. Číslovanie, evidenciu vystavených dokladov aj sledovanie úhrad strážiš ručne. Funguje to pri troch faktúrach ročne, pri tridsiatich mesačne z toho vzniká chaos.

Fakturácia ako súčasť účtovného softvéru. Má zmysel vtedy, keď už spolupracuješ s účtovníkom, ktorý v danom programe pracuje. Odpadne prepisovanie a posielanie dokladov e-mailom, účtovník si ich vezme sám. Pre samostatného živnostníka býva takéto riešenie zbytočne rozsiahle.

Vlastné riešenie napojené na e-shop alebo systém objednávok. Faktúra vznikne automaticky z objednávky, so správnymi položkami aj sumami. Dáva zmysel pri väčšom objeme, pri opakovaných faktúrach a vtedy, keď ti prepisovanie údajov z objednávok žerie hodiny týždenne.

Na čo si dať pozor pred registráciou

Export údajov. Musíš vedieť odísť s históriou faktúr a so zoznamom klientov, nie s jedným PDF súborom. Over si, či ti program umožní stiahnuť všetko naraz v bežnom formáte. Ak nenájdeš tlačidlo na hromadný export, je to varovný signál.

Zálohy a dostupnosť. Polož si otázku, čo sa stane s tvojimi dokladmi, ak služba skončí, zmení podmienky alebo ťa presunie do plateného plánu. Doklady musíš vedieť predložiť aj niekoľko rokov spätne, preto si raz za čas stiahni kópiu k sebe.

Ochrana osobných údajov. Na faktúrach máš adresy a kontakty svojich klientov. Zaujímaj sa, kde sú údaje uložené a kto k nim má prístup. Pri službách mimo Európskej únie si prečítaj, ako to majú ošetrené.

Číslovanie dokladov. Prechod na iný program v polovici roka si priprav vopred, aby ti rad pokračoval tam, kde skončil predchádzajúci. Väčšina programov umožní nastaviť počiatočné číslo, len na to treba myslieť pred prvou faktúrou.

Skryté obmedzenia bezplatného plánu. Reklamná pätička na faktúre, blokované odosielanie e-mailom, chýbajúce logo alebo limit na počet položiek v jednom doklade. Nič z toho nie je katastrofa, len to chceš vedieť skôr, než faktúru pošleš klientovi.

Podpora v slovenčine a rýchlosť opravy. Keď odíde faktúra so zlou sumou alebo zlým IČO, potrebuješ vedieť, ako vystaviť opravný doklad. Vyskúšaj si to nanečisto ešte predtým, než to budeš riešiť v strese.

Program je len polovica práce, druhá polovica je rutina okolo

Samotné vystavenie faktúry trvá minútu. Zvyšok času žerie sledovanie úhrad, urgencie, dohľadávanie podkladov a prepisovanie údajov z e-mailov do formulára. Toto ti nevyrieši žiadny fakturačný program, ani ten najdrahší.

Typický kolobeh vyzerá takto: dopyt v e-maile, upresnenie rozsahu, potvrdenie objednávky, zozbieranie podkladov pre faktúru, vystavenie, odoslanie, kontrola platby na účte a po dvoch týždňoch upomienka. Osem krokov, z ktorých je v programe iba jeden.

AI asistent od cAIk beží priamo v tvojom počítači a preberie práve túto rutinu. Roztriedi e-mailovú schránku, vytiahne z korešpondencie podklady k faktúram, spracuje objednávky aj dopyty a ustráži kalendár. Nepracuje v cudzom prostredí, pracuje s tým, čo už máš.

Funguje ako program na e-maily aj ako pomocník pri fakturácii, pretože sa napojí na tvoje existujúce nástroje. Fakturačnú službu meniť nemusíš. Ak si zvyknutý na svoj program, zostaneš v ňom, asistent ti len prinesie pripravené podklady a návrh textu faktúry.

Posledné slovo máš ty. Asistent pripraví a navrhne, ty skontroluješ a odošleš. Pri sumách a údajoch odberateľov je ľudská kontrola namieste, preto systém staviame tak, aby si do neho videl.

Bežný setup zvládneme za dve hodiny konzultácie. Prejdeme si, čo robíš ručne, nastavíme asistenta na tvoje postupy a ukážeme ti, ako s ním pracovať. Prvý kontakt aj rozbor sú zadarmo, cenu povieme až vtedy, keď vieme, čo presne potrebuješ.

Ako sa rozhodnúť za desať minút

Spočítaj, koľko faktúr vystavíš mesačne a koľkým rôznym odberateľom. Toto číslo rozhodne, či ti bezplatný plán stačí, alebo do limitu narazíš už v druhom mesiaci. Rátaj s rezervou na lepšie obdobie, nie s priemerom zo slabého leta.

Napíš si tri veci, ktoré ťa pri fakturácii najviac zdržujú. Väčšinou to nie je samotné vystavenie dokladu, ale hľadanie podkladov v e-mailoch, kontrola úhrad a písanie upomienok. Tento zoznam ti povie viac než porovnávacia tabuľka funkcií.

Vyber si dva bezplatné programy a v oboch vystav skúšobnú faktúru, ktorú by si reálne poslal klientovi. Pozri sa, koľko klikov to zabralo a či ti výsledné PDF vyzerá dobre. Rozhodne to rýchlejšie než hodina čítania recenzií.

Skontroluj export údajov ešte predtým, než tam nasypeš celú databázu klientov. Vystav dve faktúry, skús ich stiahnuť naraz aj so zoznamom odberateľov a pozri sa, čo z toho vypadne.

Ak ťa brzdí rutina okolo faktúr a e-mailov, napíš nám, čo presne robíš ručne. Nepotrebujeme technický popis, stačí veta typu „každý pondelok prepisujem objednávky z e-mailu do fakturácie“. Z toho už vieme navrhnúť riešenie na mieru.

Časté otázky

Existuje naozaj program na faktúry zadarmo, alebo je to len skúšobná verzia? Existuje. Viacero fakturačných služieb má trvalý bezplatný plán, kde vystavíš faktúru, pošleš ju e-mailom a evidenciu máš na jednom mieste. Rozdiel oproti platenej verzii býva v počte dokladov, počte klientov alebo v chýbajúcich upomienkach. Podmienky si vždy over priamo u poskytovateľa, menia sa.

Môžem vystaviť faktúru vo Worde alebo Exceli? Môžeš, zákon nepredpisuje konkrétny program, len povinné náležitosti dokladu. Pri malom počte faktúr to funguje. Riziko je v ručnom číslovaní, preklepoch v sumách a v tom, že nemáš prehľad o úhradách. Program na tvorbu faktúr zadarmo tieto veci ustráži za teba a ušetrí opakované prepisovanie.

Aký program na faktúry je vhodný pre živnostníka? Pre živnostníka s niekoľkými faktúrami mesačne stačí bezplatný online program, ktorý zvládne PDF, odoslanie e-mailom a evidenciu odberateľov. Rozhodujú tri veci: jednoduchosť ovládania, slovenčina a možnosť exportovať údaje pre účtovníka. Ak fakturuješ opakovane tým istým klientom, hľadaj funkciu duplikovania faktúry.

Dá sa fakturovanie zautomatizovať? Áno, a najviac času ušetríš na rutine okolo faktúry. Podklady z e-mailov, príprava textu faktúry, odoslanie, kontrola úhrad a upomienky sa dajú preniesť na AI asistenta, ktorý beží v tvojom počítači. Ty schvaľuješ a máš posledné slovo, asistent robí opakovanú prácu.

Čo sa stane s mojimi faktúrami, ak bezplatnú službu zruším? Preto si pred registráciou over export. Dobrá služba ti dovolí stiahnuť všetky faktúry aj zoznam klientov v bežnom formáte. Ak to nejde, ostaneš závislý od jedného poskytovateľa. Doklady si priebežne sťahuj a zálohuj aj mimo služby, archivačné povinnosti si over u svojho účtovníka.

Potrebujem osobitný program na e-maily a osobitný na faktúry? Nie nutne. Fakturačný program rieši doklady, e-mailová schránka komunikáciu, no drvivá väčšina podkladov k faktúram prichádza práve e-mailom. AI asistent vie pracovať s oboma naraz: vytiahne údaje z komunikácie, pripraví podklad a ty už len skontroluješ a odošleš.

Bezplatný fakturačný program dnes pokryje všetko, čo bežný živnostník potrebuje, a platíš až vtedy, keď ti prerastie objem alebo potrebuješ prístup pre viac ľudí. Väčší úžitok než prestup na drahší plán ti však spravidla prinesie odbúranie rutiny okolo dokladov. Napíš nám, čo ťa pri faktúrach a e-mailoch zdržuje, prvý kontakt aj rozbor sú zadarmo a ponuku pošleme spravidla do 48 hodín.

Súvisiace články

Program na faktúry: ktorý si vybrať a čo za to naozaj dostaneš